Zero inbox

Une fois par jour, ma boîte de réception des mails est vide.

Quand je constate, outré, qu’un pote a 3’356 courriels dans sa boîte de réception, je lui explique ma stratégie de gestion des courriels.

D’abord les gens se moquent. Ensuite, ils me demandent plus de détails. Ma boîte est vide une fois par jour, depuis que j’ai vu la conférence de Randy Pausch sur le Time Management (en 2009, je pense). Des habitudes subséquentes m’ont été enseigné dans le cours de Tiago Forte sur le site Skillshare.

Les habitudes que j’ai prises:

1) Si je regarde ma boîte de réception (sur mon ordinateur), je les « gère » et je ne fais que ça.

2) « Gérer » un mail, c’est décider de le supprimer (ou de l’archiver, puisqu’avec Gmail, j’ai droit à 15 Go d’espace de stockage), de le classer (dans un dossier, en guise de référence, pour le retrouver plus facilement), de le transformer en tâche (j’utilise Todoist, qui a un plug-in qu’on peut ajouter sur la boîte Gmail pour faire ça en un clic).

Hier, j’ai reçu 15 courriels:
– six étaient des notifications de sites (Amazon, Tumblr,…) qui m’intéressent de temps en temps; je les parcours en diagonale, et en 2 minutes, ils sont archivés;
– six autres étaient des accusés de réception ou des réponses à des mails, qui ne nécessitaient pas de réponses; en 30 secondes, ils étaient archivés;
– 2 autres ont été transformés en tâche (« répondre à X »)
– enfin, un dernier mail me mettait en copie, sans que ce soit pertinent.

3) Pour arriver à si peu de mail pourri, je me désinscris régulièrement des newsletters indésirables (celles où j’ai oublié de décocher la fameuse case), je crée des filtres pour centraliser les mails de pubs, et surtout, je m’en remets au fabuleux filtre anti-spam de Gmail. Vraiment.
Ça m’a pris du temps une fois, mais j’en gagne pour toujours.

4) Même remarque pour les rituels: j’ai une liste de chose que je fais chaque jour (ça me prend 15 minutes: nettoyer mon desktop, vider ma boîte courriel, agender mes tâches, synchroniser mon smartphone). J’ai une autre liste que je fais une fois par semaine (vérifier mes factures, ranger mon porte-monnaie et transférer mes photos) et une troisième que je fais une fois par mois (ré-évaluer mes priorités).

5) Si une tâche nécessite moins de 2 minutes, il faut la faire tout de suite (sans l’agender, la définir: on perdrait plus de temps qu’autre chose).

6) Quand je lis mes courriels sur mon smartphone, j’archive les rares messages indésirables ou les accusés de lecture; et je sais que j’écrirai des réponses au courrier restant quand je serai devant mon ordinateur de bureau.

Bénéfices: 

A) Une fois par jour, ma boîte de réception est vide. Ce qui veut dire que personne n’attend sur moi pour une réponse urgente. J’ai l’âme légère. Je dors mieux.

B) Je n’ai pas peur « d’oublier » des choses, parce que je prends chaque jour un moment pour réfléchir aux choses que j’aurai, éventuellement, par hasard, oubliées.
Oui, bien sûr, j’oublie des choses. Mais c’est rare, et je les inscris immédiatement comme choses à faire.

C) Je ne perds pas de vue les objectifs (personnels, professionnels, artistiques) que je me suis fixé, parce que je libère du temps pour les faire, et je sais que chaque tâche que je remplis s’inscrit dans un objectif de vie.

Mais tu n’as pas peur de « mécaniser » ta vie et de la structurer de manière obsessionnelle?

Une fois que les habitudes sont prises, cela fait partie du quotidien, et on peut bien sûr les assouplir. À long terme, ce sont des pratiques « zen », bien loin de comportements obsessifs.